Najważniejsze pytania o świadectwo charakterystyki energetycznej

Artykuł odpowiada na najczęściej zadawane pytania dotyczące świadectwa energetycznego, wyjaśnia, kiedy jest wymagane, kto je wydaje i jakie informacje powinno zawierać. Dowiedz się, jak świadectwo wpływa na wartość nieruchomości i jakie korzyści przynosi właścicielom.

Co to jest świadectwo charakterystyki energetycznej i dlaczego jest potrzebne?

Odpowiedź:

 Świadectwo charakterystyki energetycznej – potocznie „paszport energetyczny” – to urzędowy dokument, w którym uprawniony audytor oblicza i opisuje roczne zużycie energii budynku przy jednolitym, europejskim standardzie użytkowania. Jego sedno stanowią trzy liczby: EU (energia użytkowa), EK (energia końcowa) i EP (energia pierwotna decydująca o klasie A⁺–G). Dokument składa się z pięciu stron plus załącznika fotograficznego.

Wyjaśnienie:

Pięć kluczowych sekcji świadectwa energetycznego ‒ od danych identyfikacyjnych po rekomendacje termomodernizacyjne

Ponieważ EP jest skorygowana o „koszt” środowiskowy wytworzenia nośnika energii, budynki ogrzewane fotowoltaiką i pompą ciepła wypadają w rankingu lepiej niż te na węgiel czy stary kocioł gazowy – nawet przy podobnym zużyciu kilowatogodzin końcowych.

Dlaczego ten dokument jest potrzebny?

1. Prawo i bezpieczeństwo transakcji

Od 1 stycznia 2015 r. świadectwo jest warunkiem legalnej sprzedaży nowego i istniejącego budynku. Nowelizacją z 28 kwietnia 2023 r. ustawodawca rozszerzył obowiązek na najmujących: wynajmując mieszkanie lub lokal komercyjny, musisz przekazać najemcy co najmniej kopię lub wydruk certyfikatu. Notariusz, sporządzając akt sprzedaży, ma obowiązek odnotować, że oryginał (papierowy albo podpisany elektronicznie PDF) trafił do nabywcy. Brak dokumentu nie blokuje transakcji, ale naraża zbywcę na grzywnę i na roszczenia odszkodowawcze, gdyby faktyczne koszty eksploatacji okazały się wyższe od „domniemanych”.

2. Finanse – rachunki dziś i wartość jutro

Dla kupującego lub najemcy świadectwo gra rolę „etykiety energetycznej sprzętu AGD” – pozwala szybko oszacować przyszłe rachunki. Różnica jednego „oczka” w klasie (np. z C do B) przy średnim mieszkaniu może oznaczać 800–1200 zł oszczędności rocznie. Dlatego w raportach portali nieruchomości widać, że lokale w klasie A/B sprzedają się o 2–5 % drożej niż identyczne metrażem, lecz mniej efektywne. Dla banków certyfikat bywa przesłanką do lepszych warunków „zielonego” kredytu hipotecznego.

3. Środowisko i strategia państwa

Unijna polityka „Fit for 55” zakłada neutralność klimatyczną w 2050 r. Budynki konsumują blisko 40 % całej zużywanej energii w UE, więc państwa członkowskie muszą wiedzieć, gdzie i ile można jeszcze zaoszczędzić. Każde nowo wystawione świadectwo automatycznie wpada do Centralnego Rejestru Charakterystyki Energetycznej Budynków; na podstawie tej bazy rząd modeluje programy dotacyjne (np. „Czyste Powietrze”, „Moje Ciepło”) i stopniowo zaostrza wymagania dla nowo powstających obiektów.

4. Kompas modernizacyjny dla właściciela

Na końcu dokumentu znajduje się lista rekomendacji – od najprostszych (uszczelnienie stolarki) po kosztowne (pompa ciepła, termomodernizacja ścian). Porównanie szacowanej oszczędności energii z kosztem inwestycji wskazuje, które prace spłacą się w 5–8 latach, a które zostawić na „drugą turę”. Dzięki temu świadectwo staje się planem działań, a nie papierem „do segregatora”.

Skala klas energetycznych A–G – wizualny kod „paszportu” budynku

Kto ma obowiązek posiadania świadectwa energetycznego, kto je zleca i ponosi koszty?

Odpowiedź: Obowiązek leży po stronie aktualnego właściciela lub zarządcy budynku (lub jego części) w chwili, gdy chce on przenieść prawo do nieruchomości na kogoś innego – niezależnie, czy to sprzedaż, darowizna, zamiana, ustanowienie odrębnej własności lokalu, czy też odpłatne oddanie w użytkowanie (najem, dzierżawa, użyczenie). To właśnie ten podmiot zleca sporządzenie świadectwa osobie uprawnionej z Centralnego Rejestru Charakterystyki Energetycznej Budynków (CRCEB) i sam ponosi koszt usługi.

Wyjaśnienie: Ustawa z 29 sierpnia 2014 r. precyzyjnie przypisuje obowiązek temu podmiotowi, który czerpie bezpośrednią korzyść z transakcji: zbywcy przy sprzedaży, darczyńcy przy darowiźnie, wynajmującemu przy umowie najmu. To rozwiązanie upraszcza odpowiedzialność—notariusz ma tylko sprawdzić, czy dokument został przekazany, a kupujący lub najemca może spać spokojnie, wiedząc, że nie ponosi ani kosztu, ani ryzyka braku świadectwa.

Nie istnieje „dziedziczenie certyfikatu”. Jeśli wcześniejsze świadectwo utraciło ważność (upłynęło 10 lat lub budynek przeszedł modernizację wpływającą na zapotrzebowanie energii), nowy właściciel musi przed kolejną transakcją zlecić audyt na nowo. Wyjątkiem nie są też nieruchomości współwłasnościowe: wszyscy współwłaściciele solidarnie odpowiadają za pozyskanie dokumentu, choć praktycznie koszt częstokroć reguluje jedna osoba z późniejszym rozliczeniem pomiędzy stronami.

Kupujący może oczywiście zaproponować partycypację w wydatku (np. obniżkę ceny sprzedaży równą honorarium audytora), lecz z prawnego punktu widzenia to gest dobrej woli, a nie przeniesienie ustawowego obowiązku. Tak samo notariusz ani pośrednik nie zamawiają świadectwa w imieniu klienta - mogą co najwyżej podpowiedzieć sprawdzonego certyfikatora.

Niewywiązanie się z obowiązku grozi grzywną (art. 41 ustawy) i, co równie istotne, osłabia pozycję negocjacyjną sprzedającego: brak dokumentu albo przedstawienie nieaktualnego w praktyce obniża wartość nieruchomości lub opóźnia transakcję. Dlatego w interesie właściciela leży, by odpowiednio wcześnie skontaktować się z audytorem, dostarczyć pełną dokumentację techniczną i otrzymać ważny certyfikat jeszcze przed ustaleniem terminu aktu notarialnego czy podpisaniem umowy najmu.

Od kiedy i w jakich sytuacjach świadectwo jest bezwzględnie wymagane?

Odpowiedź: Polskie przepisy ewoluowały stopniowo, lecz dziś obowiązek okazania świadectwa charakterystyki energetycznej (ŚChE) jest jasny i bezwzględny w trzech kluczowych momentach:

1. Każda czynność przenosząca własność lub spółdzielcze prawo do lokalu – sprzedaż, darowizna, zamiana, ustanowienie odrębnej własności.
2. Każda odpłatna umowa najmu lub dzierżawy (od 28 kwietnia 2023 r.).
3. Zakończenie budowy lub wniosek o pozwolenie na użytkowanie nowego obiektu.

Poniższa tabela zbiera najważniejsze szczegóły – od daty wejścia w życie przez formę dokumentu, aż po sankcje za zaniedbanie:

Wyjaśnienie: 

Dlaczego te daty są istotne?

• 2015 r. – granica, od której nie ma znaczenia, kiedy wzniesiono budynek: przy każdej sprzedaży czy darowiźnie potrzebujesz certyfikatu.
• 2023 r. – obowiązek rozszerzono na rynek najmu, aby najemca – tak samo jak kupujący – znał prognozowane koszty energii.

Procedura odbiorowa obowiązywała już wcześniej, ale po nowelizacjach PINB ściślej weryfikuje kompletność akt, w tym ważność ŚChE.

Praktyczna wskazówka

Jeśli planujesz którąkolwiek z powyższych czynności, zamów świadectwo co najmniej 2–3 tygodnie wcześniej. Zyskasz czas na ewentualną korektę danych (np. gdy audytor stwierdzi brak rysunków lub błędne wymiary przegród) i unikniesz nerwowej gonitwy w dniu transakcji czy odbioru budynku.

Kiedy świadectwo energetyczne nie jest potrzebne?

Odpowiedź:

Obowiązek sporządzenia świadectwa ma sens tylko wtedy, gdy budynek rzeczywiście zużywa energię w skali roku i jego nabywca lub najemca może na tej podstawie podjąć świadomą decyzję. Dlatego art. 3 ust. 4 ustawy o charakterystyce energetycznej budynków wprowadza zamknięty katalog zwolnień – obejmuje obiekty o szczególnej funkcji, bardzo małej powierzchni albo znikomym zapotrzebowaniu na energię.

Wyjaśnienie:

 Najpowszechniejsze wyjątki wyglądają tak:

Ustawowe wyjątki ‒ cztery typy obiektów, dla których świadectwo energetyczne nie jest wymagane

W praktyce zdecydowana większość transakcji mieszkaniowych ‒ zarówno sprzedaży, jak i najem ‒ nie łapie się na powyższe wyłączenia. Dlatego, zanim uznasz, że certyfikat nie jest potrzebny, upewnij się, że Twoja nieruchomość rzeczywiście spełnia jedno z wymienionych kryteriów.

Jak długo ważne jest świadectwo energetyczne i kiedy trzeba je odnowić?

Odpowiedź: Dokument traci ważność w trzech scenariuszach:

• Mija 10 lat od daty wystawienia;
• Istotna modernizacja: zmieniasz ocieplenie, wymieniasz okna lub źródło ciepła;
• Zmiana sposobu użytkowania: np. lokal mieszkalny przerabiasz na biuro z klimatyzacją i wentylacją mechaniczną.

Wyjaśnienie: Po zmianach należy zamówić nowe ŚChE – w przeciwnym razie przy sprzedaży grozi kara z art. 41 ustawy.

Jeśli planujesz sprzedaż domu zaraz po dociepleniu, zamów nowy certyfikat – inaczej w akcie pojawi się stara, gorsza klasa energetyczna, a nabywca może żądać obniżki ceny.

Jak zamówić świadectwo krok po kroku z Iswiadectwa?

Odpowiedź:

Krok 1 – Zgłoszenie

Wypełniasz krótki formularz na stronie: adres nieruchomości, typ budynku, przewidywana data sprzedaży lub najmu, telefon kontaktowy.

Krok 2 – Kontakt z biurem obsługi

Konsultant sprawdza, czy formularz zawiera wszystkie niezbędne informacje; jeśli czegoś brakuje (np. planów lub danych o instalacjach), oddzwania lub pisze e-mail i pomaga je uzupełnić.

Krok 3 – Praca audytora

Uzupełnione zgłoszenie trafia do audytora z listy CRCEB, który analizuje dokumentację, a w razie potrzeby umawia krótką wizję lokalną. Standardowo przygotowanie certyfikatu zajmuje ok. 3 dni roboczych.

Krok 4 – Obliczenia i rejestracja

Audytor, zgodnie z rozporządzeniem z 27 lutego 2015 r., tworzy model budynku (metoda obliczeniowa) lub analizuje rachunki (metoda zużyciowa), nadaje numer w Centralnym Rejestrze Charakterystyki Energetycznej Budynków i podpisuje dokument kwalifikowanym, zaufanym albo osobistym podpisem elektronicznym.

Krok 5 – Dostawa

Oryginał w formacie PDF otrzymujesz mailowo; na życzenie możesz zamówić wydrukowaną kopię, którą dostarczy kurier.

Wyjaśnienie:

Cały proces został zaprojektowany tak, aby właściciel nie tracił czasu na formalności: biuro obsługi przejmuje korespondencję z audytorem, pilnuje terminów i weryfikuje, czy certyfikat został poprawnie zarejestrowany w CRCEB. Dzięki temu średni czas realizacji w Iswiadectwa wynosi 24–48 h od momentu, gdy klient dostarczy kompletny zestaw danych. Jeśli sytuacja jest pilna (np. akt notarialny jutro), firma oferuje tryb ekspresowy – nawet w ten sam dzień – bez ukrytych opłat „za rejestr” czy „za podpis”.

Ile kosztuje świadectwo i skąd biorą się różnice w cenach?

Odpowiedź:

 Koszt certyfikatu rośnie wraz ze złożonością budynku – im większy metraż i bardziej rozbudowane instalacje, tym więcej czasu audytor musi poświęcić na pomiary lub model komputerowy. W naszej firmie  Iswiadectwa proste lokale – na przykład kawalerki czy małe mieszkania w nowym bloku – zaczynają się już od 149 zł, natomiast domy jednorodzinne czy obiekty usługowe wyceniane są indywidualnie po wstępnej analizie dokumentacji.

Wyjaśnienie:

 Na finalną stawkę wpływają głównie cztery czynniki:

Cztery główne zmienne, które audytor bierze pod uwagę, kalkulując cenę świadectwa energetycznego

1. Powierzchnia i liczba kondygnacji – większy budynek to więcej przegród do opisania i obliczeń do wykonania.
2. Typ i liczba instalacji – proste ogrzewanie sieciowe wycenia się szybciej niż układ z pompą ciepła, rekuperacją i fotowoltaiką.
3. Kompletność dokumentacji – jeśli masz aktualny projekt lub inwentaryzację, audytor może oprzeć się na danych z papieru; brak rysunków oznacza wizję lokalną i dodatkowy obmiar.
4. Tryb realizacji – ekspres 24 h wymaga przesunięcia innych zleceń i zwykle kosztuje nieco więcej niż standardowe 3–4 dni robocze.

W Iswiadectwa podajemy dokładną cenę przed przyjęciem zlecenia; nie dolicza się później „opłat za rejestr” ani „dopłat za podpis elektroniczny”. Dzięki temu klient od razu wie, z jakim wydatkiem musi się liczyć i nie dostaje niespodziewanej faktury po wystawieniu certyfikatu.

Jakie dokumenty i dane techniczne muszę przygotować do sporządzenia świadectwa?

Odpowiedź:

• projekt architektoniczno-budowlany (rzuty, przekroje, opis techniczny),
• świadectwo charakterystyki energetycznej z pozwolenia na budowę (jeśli istnieje),
• informacje o wszystkich modernizacjach,
• dane o systemach ogrzewania, chłodzenia, c.w.u., wentylacji, PV,
• w przypadku metody zużyciowej – 12 mies. rachunków za energię.

Wyjaśnienie: Im dokładniejsza dokumentacja, tym szybsza realizacja i niższy koszt – audytor nie musi wykonywać szczegółowego obmiaru.

Czy specjalista musi oglądać dom lub mieszkanie na żywo?

Odpowiedź:

Nie, przepisy nie nakładają na audytora obowiązku wykonywania wizji lokalnej przed sporządzeniem świadectwa charakterystyki energetycznej.

Wyjaśnienie:

Art. 20 ustawy o charakterystyce energetycznej budynków oraz § 1–3 rozporządzenia z 27 lutego 2015 r. dopuszczają sporządzenie świadectwa wyłącznie na podstawie dokumentacji (projekt budowlany, inwentaryzacja, rachunki zużycia energii). Certyfikator może więc legalnie przeprowadzić obliczenia metodą obliczeniową lub zużyciową, jeśli dostarczone dane pozwalają precyzyjnie odtworzyć parametry konstrukcji i instalacji–fizyczna wizja lokalna nie jest wymagana.

Jakie sankcje grożą za brak lub nierzetelne świadectwo?

Odpowiedź:

Właściciel, który nie przekaże ważnego świadectwa przy sprzedaży lub najmie, naraża się na karę pieniężną z art. 41 ustawy, a w skrajnych przypadkach na roszczenia odszkodowawcze ze strony kupującego czy najemcy. Audytor z kolei odpowiada dyscyplinarnie i finansowo za rażące błędy ­– może zostać wykreślony z Centralnego Rejestru Charakterystyki Energetycznej Budynków.

Wyjaśnienie:

* Wysokość grzywny ustala sąd lub organ administracyjny, biorąc pod uwagę stopień zawinienia i skutki rynkowe.

Prawo nie przewiduje sankcji dla notariusza; jego rola ogranicza się do odnotowania w akcie, czy oryginał świadectwa został przekazany. Jeśli zbywca zignoruje obowiązek, transakcja nie zostanie wstrzymana, ale wpis o braku dokumentu pozostanie na zawsze w treści aktu – i może stać się podstawą do roszczeń nabywcy, gdy późniejsze rachunki okażą się wyższe od deklarowanych.

Notariusz a forma świadectwa – dlaczego plik PDF jest pełnoprawnym oryginałem?

Odpowiedź:

Ustawa dopuszcza tylko dwie równorzędne formy oryginału świadectwa: papier z odręcznym podpisem audytora albo plik PDF opatrzony kwalifikowanym, zaufanym bądź osobistym podpisem elektronicznym. Jeżeli audytor wybrał tę drugą formę, notariusz nie ma podstaw prawnych, by żądać wydruku z własnoręcznym autografem.

Wyjaśnienie:

• Art. 5 ustawy tworzy zamknięty katalog dopuszczalnych form dokumentu – papierową lub elektroniczną.
• Art. 11 zobowiązuje zbywcę do przekazania nabywcy oryginału w dokładnie takiej formie, w jakiej otrzymał go od audytora.
• Wydruk PDF-a nie przenosi podpisu elektronicznego; po wydrukowaniu traci cechę autentyczności i staje się jedynie kopią poglądową.
• Notariusz może taką kopię dołączyć do akt, ale nie może wymagać „papierowego oryginału”, gdy oryginałem jest zaszyfrowany plik.

Przykład z praktyki:

Sprzedający przesłał kupującemu podpisany kwalifikowanym e-podpisem PDF. Notariusz początkowo uznał, że dokument „musi być papierowy”. Po przywołaniu art. 5 i 11, do aktu dopisano zdanie: „Strony oświadczają, że świadectwo w formie elektronicznej zostało przekazane i przyjęte”. Transakcja została sfinalizowana bez drukowania dodatkowych egzemplarzy, a plik PDF pozostał jedynym, pełnoprawnym oryginałem.

Świadectwo energetyczne w formacie PDF, opatrzone podpisem kwalifikowanym – w pełni ważny oryginał, gotowy do przekazania przy akcie notarialnym

Czym jest Centralny Rejestr Charakterystyki Energetycznej Budynków i jak z niego korzystać?

Odpowiedź:

CRCEB to publiczny system internetowy prowadzony przez Ministra Rozwoju i Technologii, w którym gromadzi się wszystkie świadectwa energetyczne oraz listę osób uprawnionych do ich sporządzania. 

Wyjaśnienie:

• Wyszukiwarka osób uprawnionych – wystarczy wpisać imię i nazwisko audytora lub numer jego uprawnień, aby potwierdzić, że znajduje się na liście.

Wygląd wyszukiwarki CRCEB

• Baza świadectw – po numerze certyfikatu można sprawdzić adres budynku, datę wystawienia i ważność dokumentu (bez danych właściciela, aby chronić prywatność).

Baza świadectw energetycznych

Każde nowe świadectwo trafia do CRCEB automatycznie w chwili, gdy audytor nada mu numer i podpisze plik. Dzięki temu notariusz, bank udzielający kredytu czy potencjalny kupujący mogą samodzielnie potwierdzić autentyczność dokumentu bez kontaktu z właścicielem czy certyfikatorem.

Jak powstaje świadectwo – metoda obliczeniowa vs. zużyciowa?

Odpowiedź:

Audytor ma dwie dopuszczalne ścieżki: metodę obliczeniową, w której buduje cyfrowy model budynku, oraz metodę zużyciową, wykorzystującą roczne rachunki za energię. W praktyce większość mieszkań i domów certyfikowana jest pierwszą z nich.

Wyjaśnienie:

Po zakończeniu obliczeń audytor nadaje świadectwu numer w CRCEB i podpisuje je kwalifikowanym, zaufanym lub osobistym e-podpisem.

Kim jest audytor energetyczny i jak nim zostać?

Odpowiedź:

Audytor energetyczny to specjalista posiadający państwowe uprawnienia do sporządzania i podpisywania świadectw charakterystyki energetycznej. Aby znaleźć się w Centralnym Rejestrze Charakterystyki Energetycznej Budynków, kandydat musi przejść czteroetapową ścieżkę kwalifikacji.

Audytor musi wypełnić cztery kroki:

Cztery kroki do uzyskania uprawnień audytora energetycznego

Wyjaśnienie:

Najpierw potrzebne jest wykształcenie kierunkowe – minimum tytuł inżyniera lub magistra z budownictwa, architektury, energetyki, inżynierii środowiska albo pokrewnej dziedziny. Kolejnym krokiem jest ukończenie specjalistycznego szkolenia lub studiów podyplomowych obejmujących co najmniej 150 godzin zajęć z metodologii obliczeń energetycznych i obsługi stosownego oprogramowania.

Po edukacji formalnej kandydat przystępuje do państwowego egzaminu organizowanego przez Ministerstwo Rozwoju i Technologii: test teoretyczny uzupełniony zadaniem obliczeniowym na komputerze. Zaliczenie egzaminu otwiera drogę do ostatniego wymogu, czyli zawarcia polisy OC na kwotę minimum 30 000 euro, która zabezpiecza klientów przed ewentualnymi skutkami błędów w certyfikacie.

Dopiero spełnienie wszystkich czterech warunków pozwala ministrowi wpisać kandydata do rejestru i nadać mu unikalny numer uprawnień – widoczny publicznie i możliwy do sprawdzenia przez każdego właściciela nieruchomości.

Posiadanie aktualnego, poprawnie sporządzonego świadectwa energetycznego to dziś obowiązek prawny i realna korzyść finansowa. Dzięki wiedzy, jak zamówić certyfikat, jakie dokumenty przygotować, jakie są prawa i obowiązki wobec notariusza oraz dlaczego forma elektroniczna jest równoważna papierowej, unikniesz stresu przy transakcji i wykorzystasz dokument jako plan modernizacji.

Zespół Iswiadectwa chętnie odpowie na dodatkowe pytania i przygotuje profesjonalne świadectwo ważne 10 lat – w 24 h, bez wychodzenia z domu.