Świadectwo energetyczne a oględziny w nieruchomości – czy są wymagane?

W artykule wyjaśniamy, czy do sporządzenia świadectwa energetycznego nieruchomości potrzebna jest wizja lokalna audytora. Zapraszamy do lektury. 

Wprowadzenie do świadectw charakterystyki energetycznej

Świadectwo charakterystyki energetycznej (ŚCE) to oficjalny dokument pokazujący w zwięzłej formie, ile energii potrzebuje budynek na ogrzewanie, chłodzenie, wentylację, przygotowanie ciepłej wody i oświetlenie. Od 29 sierpnia 2014 r., czyli od wejścia w życie ustawy o charakterystyce energetycznej budynków, dołączenie aktualnego ŚCE stało się warunkiem każdej transakcji sprzedaży lub umowy najmu. Art. 11 ustawy zobowiązuje sprzedającą lub wynajmującą do przekazania świadectwa przy podpisaniu aktu notarialnego; za jego brak grozi grzywna. Dokument pozostaje ważny przez 10 lat, o ile w międzyczasie nie zmienia się charakterystyka energetyczna obiektu (np. w wyniku termomodernizacji). Dzięki temu nabywca lub najemca może od razu oszacować przyszłe koszty eksploatacji, a rynek nieruchomości zyskuje transparentne, porównywalne kryterium oceny budynków.

Podstawy prawne dotyczące sporządzania świadectw energetycznych w pigułce

I - Ustawa o charakterystyce energetycznej budynków (29 sierpnia 2014 r.):

• Art. 3 – obowiązek dostarczenia ŚCE przy sprzedaży, najmie lub zbyciu spółdzielczego prawa do lokalu ​
• Art. 5 – dopuszcza dwie równoważne formy:

  – papierową z własnoręcznym podpisem specjalisty

  – elektroniczną opatrzoną kwalifikowanym e-podpisem, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym ​

• Art. 11 – ŚCE trzeba przekazać przy akcie notarialnym/umowie najmu;
• Art. 41 – grzywna za brak lub nierzetelny dokument

Ustawa nigdzie nie nakazuje wizji lokalnej; sankcje dotyczą braku lub nierzetelności ŚCE, a nie braku oględzin.

II - Art. 20 ustawy (obowiązki osób uprawnionych):

• Nakazuje przechowywanie dokumentacji źródłowej przez cały okres ważności ŚCE (10 lat) oraz posiadanie polisy OC

Przepis wymienia jedynie dokumenty i dane do obliczeń — nie wspomina o obowiązkowej wizycie w obiekcie ani o protokole oględzin.

III - Rozporządzenie MIiR (27 lutego 2015 r.):

• Wprowadza dwie metody sporządzania ŚCE:

  – obliczeniową (standardowe warunki)

  – zużyciową (realne rachunki) ​

• Ustanawia jednolity wzór świadectwa; wymaga zdjęć, lecz nie określa, kto je wykonuje

W całym tekście nie ma wymogu „oględzin”, „wizji lokalnej” czy „inwentaryzacji terenowej”. Wzór ŚCE nie zawiera rubryki potwierdzającej obecność specjalisty

IV - Centralny Rejestr Charakterystyki Energetycznej Budynków (CRCEB):

• Nadaje unikalny numer każdemu świadectwu; przyjmuje wersje papierowe i elektroniczne; umożliwia publiczną weryfikację on-line

Formularz rejestrowy nie przewiduje pola na datę oględzin — system weryfikuje poprawność danych, a nie fizyczną obecność specjalisty w budynku.

Wniosek: żaden obowiązujący akt prawny dotyczący świadectw energetycznych nie uzależnia ważności dokumentu od przeprowadzenia oględzin nieruchomości. Jeśli dokumentacja techniczna jest kompletna, audytor może legalnie wystawić ŚCE całkowicie zdalnie.

Najpopularniejsze mity o oględzinach przy sporządzaniu ŚCE — i ich obalenie

Świadectwo energetyczne online krok po kroku

Proces uzyskania świadectwa charakterystyki energetycznej nie musi być skomplikowany ani czasochłonny. Dzięki możliwościom pracy zdalnej, cały przebieg — od pierwszego kontaktu aż po rejestrację w systemie i przekazanie dokumentu — może odbywać się online. Wystarczy kilka kroków, aby legalnie, szybko i bez konieczności organizowania oględzin nieruchomości uzyskać wymagane świadectwo.

Poniżej prezentujemy graficzny schemat tego procesu:

Etapy sporządzania świadectwa charakterystyki energetycznej online

Omówienie etapów:

1. Kontakt on-line

 Klient przekazuje zgłoszenie poprzez formularz internetowy lub e-mail, kóry znajdziesz na stronie Iswiadectwa. W odpowiedzi otrzymuje listę dokumentów potrzebnych do sporządzenia świadectwa.

2. Weryfikacja dokumentacji

 Specjalista sprawdza, czy przesłana dokumentacja techniczna (np. projekt budowlany, rysunki instalacji, zestawienie stolarki) jest kompletna i wystarczająca do przeprowadzenia analizy.

3. Modelowanie charakterystyki

 Na podstawie dostarczonych danych specjalista oblicza charakterystykę energetyczną budynku lub lokalu, korzystając z certyfikowanych narzędzi programistycznych.

4. Rejestracja w CRCEB

 Gotowe świadectwo zostaje zarejestrowane w Centralnym Rejestrze Charakterystyki Energetycznej Budynków (CRCEB), gdzie otrzymuje indywidualny numer identyfikacyjny.

5. Przekazanie klientowi świadectwa energetycznego

 Świadectwo jest przekazywane w formie pliku PDF (podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym) 

6. Archiwizacja

 Zgodnie z wymogami ustawy, specjalista przechowuje kopie sporządzonego świadectwa oraz dane źródłowe przez okres 10 lat na wypadek kontroli lub potrzeby odtworzenia dokumentacji.

Metody sporządzania świadectw energetycznych — co naprawdę wynika z przepisów?

Proces sporządzania świadectwa charakterystyki energetycznej w Polsce jest precyzyjnie uregulowany zarówno przez ustawę o charakterystyce energetycznej budynków z dnia 29 sierpnia 2014 r., jak i przez przepisy wykonawcze, czyli Rozporządzenie Ministra Infrastruktury i Rozwoju z dnia 27 lutego 2015 r.

Podstawowe znaczenie ma tu art. 15 ustawy, który upoważnił ministra właściwego do spraw budownictwa do określenia szczegółowej metodologii tworzenia świadectw. Na tej podstawie wydano rozporządzenie, które wprowadziło zamknięty katalog dopuszczalnych metod sporządzania dokumentów — oznacza to, że audytorzy mogą posługiwać się tylko tymi ściśle wskazanymi sposobami.

Aktualnie możliwe są dwie metody:

• Metoda obliczeniowa — oparta na założeniu standardowego sposobu użytkowania budynku lub jego części. Stosuje się ją najczęściej wtedy, gdy nieruchomość jest nowa, a brak jest danych o realnym zużyciu energii. Wyliczenia opierają się wówczas na dokumentacji technicznej, przekrojach budowlanych, danych o izolacyjności przegród, rodzajach instalacji itp.
• Metoda zużyciowa — wykorzystująca dane o rzeczywistym zużyciu energii, zebrane z rachunków za media (prąd, gaz, ciepło systemowe) za wcześniejsze okresy użytkowania. Stosowana jest w przypadku istniejących budynków, gdzie takie informacje są dostępne i miarodajne.

Zarówno ustawa, jak i rozporządzenie nie wprowadzają obowiązku przeprowadzania oględzin budynku czy lokalu przez osobę sporządzającą świadectwo. Kluczowe są rzetelne dane techniczne oraz odpowiedni dobór jednej z metod — ale nie wymaga się fizycznej obecności specjalisty w obiekcie.

Rozporządzenie z 2015 roku dodatkowo precyzuje sposób obliczania wskaźników (m.in. zapotrzebowania na energię użytkową, końcową i pierwotną) oraz wprowadza jednolite wzory świadectw. Co istotne, nie znajdziemy tam nawet sugestii, że audytor powinien dokonywać oględzin nieruchomości — nie pojawiają się tu sformułowania typu „w szczególności” czy „w miarę potrzeb”, które mogłyby otwierać katalog obowiązkowych czynności.

W praktyce oznacza to, że:

• sporządzenie ŚCE na podstawie dostarczonej dokumentacji jest w pełni zgodne z prawem,
• brak wizyty na miejscu nie wpływa na ważność ani jakość świadectwa,
• odpowiedzialność specjalisty za prawidłowość danych pozostaje taka sama — niezależnie od formy ich pozyskania.

Wzór świadectwa charakterystyki energetycznej — co zawiera?

Wzór świadectwa energetycznego budynku lub jego części, wskazany w Rozporządzeniu  Ministra Infrastruktury i Rozwoju z dnia 27 lutego 2015 r. w sprawie metodologii wyznaczania charakterystyki energetycznej budynku lub części budynku oraz świadectw charakterystyki energetycznej jest sztywny i jednolity — oznacza to, że każdy dokument sporządzony zgodnie z prawem powinien wyglądać podobnie. Świadectwo składa się z kilku obowiązkowych sekcji:

1. Dane identyfikacyjne budynku lub części budynku

• Adres nieruchomości (ulica, numer, miejscowość).
• Rodzaj obiektu (np. budynek mieszkalny jednorodzinny, lokal mieszkalny).
• Powierzchnia użytkowa w m².
• Rok zakończenia budowy lub oddania do użytkowania.

2. Wyniki charakterystyki energetycznej

• EP – roczne zapotrzebowanie na nieodnawialną energię pierwotną [kWh/(m²·rok)].
• EK – roczne zapotrzebowanie na energię końcową [kWh/(m²·rok)].
• EU – roczne zapotrzebowanie na energię użytkową [kWh/(m²·rok)].

Wskaźniki przedstawione są także na graficznych skalach (pasek kolorów podobny do etykiety energetycznej).

3. Profil energetyczny budynku

Informacje o zapotrzebowaniu na energię dla:

• ogrzewania,
• wentylacji,
• przygotowania ciepłej wody użytkowej,
• chłodzenia,
• oświetlenia wbudowanego (dla budynków niemieszkalnych).

4. Zalecenia dotyczące możliwych usprawnień

Lista przykładowych modernizacji, które mogą poprawić charakterystykę energetyczną (np. docieplenie ścian, wymiana stolarki okiennej, modernizacja systemu ogrzewania).

Uwaga: w przypadku budynków zabytkowych lub objętych ochroną konserwatorską zalecenia mogą być ograniczone.

5. Informacje o osobie sporządzającej świadectwo

• Imię i nazwisko specjalisty.
• Numer uprawnienia (nadany przez ministra i wpisany do wykazu osób uprawnionych).
• Podpis (w wersji papierowej – własnoręczny; w wersji elektronicznej – kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany lub podpis osobisty).

6. Informacje o podstawie sporządzenia świadectwa

Wskazanie, czy świadectwo sporządzono na podstawie:

• dokumentacji projektowej,
• obmiaru istniejącego budynku,
• danych o zużyciu energii.

7. Uwagi dodatkowe

Notatki techniczne dotyczące np. przyjętych założeń standardowego użytkowania lub innych szczególnych okoliczności.

Obowiązki audytora sporządzającego świadectwo energetyczne

Artykuł 20 ustawy z dnia 29 sierpnia 2014 r. o charakterystyce energetycznej budynków jasno określa podstawowe obowiązki, które musi spełnić każdy specjalista sporządzający świadectwa energetyczne. Przepisy te tworzą zamknięty katalog wymogów, od którego nie przewidziano wyjątków, a ich przestrzeganie jest kluczowe dla ważności i legalności sporządzonego dokumentu.

Do najważniejszych obowiązków osoby uprawnionej należą:

Wymogi, jakie musi spełnić audytor energetyczny

Kluczowe jest również to, że ustawodawca dopuszcza sporządzenie świadectwa wyłącznie na podstawie dokumentacji budowlanej i danych technicznych dostarczonych przez właściciela nieruchomości — bez konieczności przeprowadzania osobistych oględzin budynku lub lokalu.

Milczenie ustawy w kwestii obowiązkowych wizyt terenowych jednoznacznie wskazuje, że brak oględzin nie wpływa na ważność ani jakość świadectwa energetycznego. Specjalista odpowiada natomiast za poprawność danych wykorzystanych do wyznaczenia charakterystyki energetycznej, a ewentualne błędy lub zaniedbania mogą skutkować odpowiedzialnością dyscyplinarną lub finansową.

Warto podkreślić, że nadzór nad rzetelnością świadectw sprawuje minister właściwy do spraw budownictwa, który ma prawo przeprowadzać kontrole i nakładać sankcje w przypadku rażących nieprawidłowości. Dlatego każdy audytor ma obowiązek działać zgodnie z zasadami sztuki technicznej, nawet jeśli praca odbywa się całkowicie na podstawie dokumentów dostarczonych w trybie zdalnym.

Centralny Rejestr Charakterystyki Energetycznej Budynków i mechanizmy weryfikacji świadectw

System sporządzania świadectw charakterystyki energetycznej w Polsce nie kończy się na ich wystawieniu. Kluczową rolę w zapewnieniu jakości i rzetelności tych dokumentów odgrywa Centralny Rejestr Charakterystyki Energetycznej Budynków oraz mechanizm weryfikacji uregulowany w art. 36 ustawy o charakterystyce energetycznej budynków.

Minister właściwy do spraw budownictwa, za pomocą systemu teleinformatycznego CRCEB, dokonuje kontroli świadectw energetycznych oraz protokołów kontroli systemów ogrzewania i klimatyzacji. Weryfikacja ta polega na sprawdzeniu, czy dokumenty zostały sporządzone zgodnie z przepisami techniczno-budowlanymi oraz zasadami wiedzy technicznej.

Weryfikacja świadectw może odbywać się:

• z urzędu — czyli z inicjatywy ministerstwa,
• na wniosek — osoby fizycznej lub prawnej, np. właściciela budynku, zarządcy, osoby uprawnionej do spółdzielczego prawa do lokalu, najemcy lub podmiotu, który otrzymał świadectwo w związku ze sprzedażą lub wynajmem.

W przypadku stwierdzenia rażących lub oczywistych błędów w sporządzonym świadectwie, przepisy przewidują surowe sankcje:

• Decyzję o wykreśleniu specjalisty z wykazu osób uprawnionych (art. 21 ustawy).
• Grzywnę dla osoby, która sporządziła wadliwy dokument lub nie przestrzegała obowiązków przechowywania danych i dokumentacji (art. 41 ustawy).

Poniższa grafika ilustruje w skrócie, jak działa system weryfikacji świadectw energetycznych:

Jak działa weryfikacja świadectw energetycznych

Dzięki temu mechanizmowi osoby zlecające wykonanie świadectwa — także w trybie online — mogą mieć pewność, że dokument będzie ważny, zgodny ze stanem faktycznym i w pełni bezpieczny pod względem prawnym.

Weryfikacja poprzez Centralny Rejestr skutecznie chroni rynek nieruchomości przed błędami i zapewnia wysoką jakość wydawanych świadectw.

Co istotne, obowiązek sporządzania świadectwa zgodnie z prawdą i aktualnymi standardami technicznymi istnieje niezależnie od tego, czy specjalista przeprowadził oględziny budynku. Brak osobistej wizyty w nieruchomości nie zwalnia go z odpowiedzialności za błędy — to właśnie dlatego ustawodawca wprowadził dodatkowe mechanizmy kontrolne i możliwość nałożenia sankcji.

Dzięki temu rozwiązaniu osoby zlecające wykonanie świadectwa mogą mieć pewność, że dokument, nawet sporządzony w trybie zdalnym, zachowuje wysoką jakość i zgodność ze stanem faktycznym. Z kolei specjaliści mają wyraźny obowiązek dokładnego badania danych źródłowych i stosowania się do obowiązujących norm — pod groźbą realnych konsekwencji prawnych.

W Iswiadectwa przygotowujemy świadectwa energetyczne szybko, bezpiecznie i w pełni zgodnie z prawem — również w trybie online, bez konieczności wizyty w budynku.